En este artículo hablaremos de 4 consejos prácticos para que puedas optimizar tu tiempo y sacarle mayor rendimiento en tu entorno laboral
En algún momento todos hemos experimentado los múltiples problemas que genera la mala gestión del tiempo en el ámbito laboral. Te levantas con la esperanza de que cumplirás tus plazos de entrega en el trabajo y además, irás al gimnasio y te ocuparás de las tareas de la casa. Pero cuando llegas al trabajo te das cuenta que cuando quieres empezar a realizar las tareas que tienes pendientes tienes una serie de reuniones consecutivas hasta mediodía y finalmente cuando sales de las reuniones tienes que revisar todos los correos electrónicos con múltiples peticiones. Lo cierto es que estás gestionando mal tu tiempo y tenemos varios consejos que pueden ser de gran utilidad a la hora de ayudarte a ser más eficaz a la ahora de sacarle el máximo rendimiento a tu tiempo.
1. Averigua en qué y cómo estas gastando tu tiempo actualmente.
Si quieres optimizar la gestión personal de tu tiempo lo primero que debes averiguar es a qué dedicas el tiempo y en qué lo estás invirtiendo. Recomendamos que durante una semana hagas un seguimiento de tus actividades diarias. Esta auditoría te ayudará a;
Determinar cuanto puedes lograr avanzar a lo largo de un día
- Identifica los tiempos perdidos.
- Céntrate en las actividades que proporcionan mayores rendimientos.
A medida que realices esta auditorías de tiempo, te quedará bastante claro cuánto tiempo dedicas a conversaciones y actividades improductivas. Esto te permitirá obtener una idea más clara de cuánto tiempo te llevará desempeñar cierto tipo de tareas y te ayudará a determinar qué momento del día es el más productivo. De esta manera, sabrás cuándo trabajar en tus proyectos que requieren una mayor capacidad de concentración y creatividad.
2. Crea un horario y mantente fiel a él
Este paso es crucial para aprender a administrar nuestro tiempo en el trabajo. Ni siquiera debes intentar comenzar el día sin una lista de tareas organizada. Antes de terminar tu jornada laboral, deberás crear una lista de cuáles son las tareas más urgentes para el día siguiente. Este paso te permitirá ponerte en marcha tan pronto como llegues a la oficina.
Además, escribir todo en papel evitará que te quedes despierto por la noche dando vueltas preguntándote qué tareas debes realizar. En cambio, tu subconsciente se pondrá a trabajar en tus planes mientras duermes, lo que significa que puedes despertarte a la mañana siguiente con una hoja de ruta clara del día. Un consejo, si no puedes hacerlo el día anterior, asegúrate de escribir una lista a primera hora de la mañana. Descubrirás que el tiempo que dedicas a crear un plan claro no es nada comparado en el tiempo que perderás saltando entre tareas sin un plan fijo de acción.
3. Prioriza las tareas
A medida que organizas tu lista de tareas pendientes, la priorización será clave para una gestión exitosa del tiempo de trabajo. Comienza por eliminar tareas que no deberías realizar en primer lugar. Luego identifica las tres o cuatro tareas más importantes y hazlas primero; de esa manera, te estás asegurando de terminar lo esencial.
Por otro lado, es importante que evalúes tu lista de tareas pendientes y asegúrate de organizarla en función de la importancia de una tarea en lugar de su urgencia. Las responsabilidades importantes respaldan el logro de tus objetivos, mientras que las responsabilidades urgentes no importantes requieren atención inmediata y están asociadas con el logro de los objetivos de otra persona. Tendemos a dejar que lo urgente domine cuando lo que realmente deberíamos hacer es centrarnos en actividades que respalden nuestros objetivos comerciales. Puedes dividir las tareas en;
- Importante y urgente:
Estas tareas tienen plazos importantes con mucha urgencia; complételas de inmediato.
- Importante pero no urgente:
Suelen ser importantes pero no requieren de una acción inmediata y deben incluir una estrategia de desarrollo a largo plazo. Esfuérzate por pasar la mayor parte de tu tiempo en esta cuadrante.
- Urgente pero no importante:
Estas tareas son urgentes pero no importantes. Minimícelas, deléguelas o elimínelas porque no contribuyen a aumentar tu producción. Generalmente son distracciones que pueden resultar de la mala planificación de otros.
- No urgentes y no importantes:
Estas son actividades que tienen poco o ningún valor y deben eliminarse tanto como sea posible.
4. Aprende a decir no
Por último, nunca aprenderás a administrar tu tiempo en el trabajo si no aprendes a decir que no. Solo tú sabes realmente para qué tienes el tiempo, así que si necesitas rechazar una solicitud para concentrarte en tareas más importantes, no dudes en hacerlo. Y si aceptas un proyecto que obviamente no va a ninguna parte, no tengas miedo de dejarlo ir. En lugar de hacer muchas tareas que generan poco o ningún valor, céntrate en completar menos tareas que generen más valor.
